Với nhiều gia đình, chuyện chọn trường chưa mệt bằng chuyện giấy tờ: nộp ở đâu, cần gì, hạn nào, và nếu điền sai thì sao. Bài này đi qua từng bước của quy trình nộp hồ sơ vào nhà trẻ và mẫu giáo ở Nhật, kèm những điều gia đình nước ngoài nên để ý. Nếu con bạn dự định vào học từ tháng 4 năm sau thì đây chính là mùa nộp hồ sơ ở nhiều nơi.
1 Hai “đường” nộp hồ sơ: yakusho hay trực tiếp với trường?
Tuỳ loại trường mà cách đăng ký khác nhau, và nhầm lẫn ở bước này khiến nhiều bố mẹ lỡ hạn.
Hoikuen và kodomo-en kiểu “giữ trẻ” thường nộp qua yakusho. Bạn nộp một bộ hồ sơ gồm đơn xin công nhận nhu cầu giữ trẻ kèm danh sách các trường mong muốn, rồi thành phố xét và sắp xếp chỗ. Bạn không ký hợp đồng riêng với từng trường ở bước này.
Youchien và kodomo-en kiểu “giáo dục” thường nộp trực tiếp với trường (với trường công thì có nơi nộp qua thành phố). Mẫu giáo tư thường tự quy định thời gian nhận đơn.
Vì vậy, bước đầu tiên là xác định bạn định chọn loại nào, rồi tìm đúng nơi nộp. Nếu bạn chưa rõ, bài phân biệt hoikuen và youchien sẽ giúp.
2 Giấy tờ chính khi nộp hoikuen
Danh sách chi tiết do thành phố quy định, nhưng nhìn chung hồ sơ gồm mấy nhóm sau:
- Đơn đăng ký: thường là một đơn gộp “xin công nhận nhu cầu giữ trẻ kèm đăng ký vào trường” (nhiều thành phố dùng chung một mẫu), trong đó ghi các trường mong muốn theo thứ tự ưu tiên. Có nơi cho ghi nhiều nguyện vọng, có nơi giới hạn số lượng.
- Giấy tờ chứng minh lý do cần giữ trẻ: với người đi làm là giấy chứng nhận việc làm (shuurou shoumeisho) do công ty điền, thường cần cho cả bố và mẹ và thường chỉ có hiệu lực nếu cấp trong vài tháng gần nhất. Người tự kinh doanh thường cần thêm giấy đăng ký kinh doanh hoặc bản khai thuế. Nếu lý do là đang tìm việc, đi học, bệnh tật hoặc chăm sóc người thân thì mỗi trường hợp có giấy tờ riêng (như giấy tờ đăng ký tìm việc tại Hello Work, giấy chẩn đoán của bác sĩ).
- Giấy tờ để tính học phí: thường liên quan đến thuế cư dân của bố mẹ. Nhiều nơi có thể tự tra cứu nếu bạn đã khai báo đúng.
- Phiếu tình trạng sức khoẻ của bé và các phiếu khai báo về gia đình, quãng đường đi làm.
Giấy chứng nhận việc làm là phần mất thời gian nhất vì cần công ty điền và đóng dấu. Hãy xin sớm, đừng chờ sát hạn. Nếu bạn đang nghỉ thai sản hoặc nghỉ chăm con, nhiều thành phố cho đăng ký để bé vào học từ tháng bạn đi làm lại, hãy hỏi quầy về điều kiện này.
Với mẫu giáo (youchien), hồ sơ thường đơn giản hơn: đơn nhập học theo mẫu của trường và một số giấy tờ cơ bản. Một số mẫu giáo còn yêu cầu bạn nộp thêm đơn xin áp dụng chế độ miễn phí học phí cho thành phố, nên hãy hỏi kỹ.
3 Lịch nộp hồ sơ và kết quả
Với nhập học tháng 4, nhiều thành phố bắt đầu nhận hồ sơ vào khoảng mùa thu (tháng 10 đến 11) của năm trước, rồi thông báo kết quả từ cuối năm đến đầu năm sau. Mẫu giáo tư thường phát thông tin vào khoảng giữa tháng 10 và nhận đơn từ khoảng đầu tháng 11. Đây chỉ là mốc chung, ngày cụ thể mỗi nơi một khác.
Lời khuyên của mình là hãy làm một “lịch ngược”: xác định hạn nộp của thành phố, trừ lùi thời gian xin giấy chứng nhận việc làm, thời gian đi tham quan trường, và để thêm vài ngày dự phòng. Nếu thành phố có nhiều đợt, hãy xem đợt nào phù hợp nhất.
Nếu bạn lỡ đợt chính, đừng nghĩ là hết cơ hội. Nhiều thành phố có đợt xét bổ sung hoặc nhận đơn quanh năm khi trường còn chỗ trống. Tuy nhiên, những nơi đông người thì chỗ trống rất hiếm, nên khả năng thấp hơn rất nhiều so với đợt chính.
4 Thành phố xét hồ sơ như thế nào?
Một điều nhiều bố mẹ chưa biết: việc xếp chỗ ở hoikuen không phải theo thứ tự ai nộp trước hoặc bốc thăm. Thành phố xét mức độ cần giữ trẻ của từng gia đình (ví dụ số giờ làm việc, tình trạng gia đình, các hoàn cảnh đặc biệt) rồi ưu tiên theo hệ thống tính điểm riêng của thành phố, và xếp bé vào các trường theo nguyện vọng. Cách tính điểm khác nhau giữa các nơi, bạn có thể xin tài liệu ở quầy hoặc xem trên trang web của thành phố.
Vài lưu ý thực tế: khai đúng, đầy đủ và nhất quán giữa các giấy tờ. Thành phố có thể gọi điện, đến thăm nhà hoặc xác nhận với công ty để kiểm tra thông tin. Nên ghi nhiều nguyện vọng nếu thành phố cho phép, vì nếu chỉ ghi một hai trường nổi tiếng thì khả năng hụt chỗ cao hơn. Hãy tham quan trường trước để chọn thật sự những nơi mình chấp nhận được.
Với mẫu giáo, nếu số người nộp vượt quá chỉ tiêu, một số trường có thể bốc thăm hoặc xét theo cách riêng, và có trường phỏng vấn ngắn. Hãy hỏi trường khi đi tham quan.
5 Dành cho gia đình nước ngoài
Mình chưa tìm thấy nguồn chính thức nào nêu thủ tục riêng cho người nước ngoài. Thông thường, gia đình có đăng ký cư trú tại thành phố nộp hồ sơ theo cùng quy trình với người Nhật. Nhưng có vài điều bạn nên chủ động hỏi quầy để tránh bỡ ngỡ.
- Giấy tờ chứng minh danh tính và cư trú: hỏi xem thành phố cần những giấy nào, ví dụ thẻ lưu trú hoặc hộ chiếu, và thông tin cư trú của các thành viên trong gia đình.
- Số My Number: nhiều mẫu đơn có yêu cầu số này, hãy chuẩn bị thông tin cần thiết.
- Giấy chứng nhận việc làm của công ty: nếu công ty chưa quen mẫu này, hãy nhờ bộ phận nhân sự hoặc xin thành phố bản hướng dẫn cách điền.
- Ghi tên: hỏi cách ghi tên bố mẹ và con (katakana hay chữ Latin) cho nhất quán với các giấy tờ khác.
- Ngôn ngữ: hỏi quầy xem có thể có thông dịch, hướng dẫn bằng ngôn ngữ khác hoặc người hỗ trợ điền đơn không. Bạn cũng có thể nhờ người quen nói tiếng Nhật tốt đi cùng.
Nếu bạn lo lắng về điều gì trong hồ sơ, hãy hỏi sớm. Quầy phụ trách thường giải thích khá kỹ nếu bạn chuẩn bị sẵn câu hỏi.
6 Sau khi có kết quả, và nếu chưa có chỗ
Khi có kết quả “được nhận” (naitei), bạn thường được mời tham dự buổi giải thích của trường, nộp các giấy tờ bổ sung, khám sức khoẻ và chuẩn bị đồ dùng. Nhiều trường cũng cho bé làm quen dần trong những ngày đầu bằng cách rút ngắn thời gian gửi, để bé thích nghi. Hãy xem danh sách đồ dùng trường gửi rồi mới đi mua.
Nếu kết quả là chưa có chỗ, bạn vẫn còn vài hướng: hỏi thành phố về đợt xét bổ sung, tìm hiểu các cơ sở giữ trẻ quy mô nhỏ hoặc cơ sở không cấp phép, hoặc nếu bạn đang ở nhà, các chương trình như “Kodomo Daredemo Tsuen” cho phép gửi bé theo giờ với số giờ tối đa mỗi tháng. Nếu bạn dự định đi làm lại vào một thời điểm cụ thể, hãy trao đổi với công ty và thành phố sớm để cùng tìm giải pháp.
