Con phải chuyển trường giữa năm là chuyện không hiếm với gia đình mình: chuyển nhà, đổi chỗ làm, hay con từ nước ngoài sang. Nghe thì lớn, nhưng thực ra quy trình ở Nhật khá rõ ràng — chỉ là có ba tờ giấy bạn sẽ nghe nhắc đi nhắc lại, và vài chỗ dễ nhầm thứ tự. Bài này đi qua từng bước để bạn bớt lo. (Cập nhật tính đến tháng 10/2026.)
1 Trước tiên: nhà mình thuộc tình huống nào?
Chuyển trường thường rơi vào một trong ba tình huống: chuyển nhà trong cùng thành phố, chuyển sang thành phố khác, hoặc từ nước ngoài sang Nhật. Cả ba đều xoay quanh việc báo cho trường cũ, nhận giấy tờ, rồi báo cho trường mới — nhưng tên giấy và nơi nộp có thể khác nhau chút ít, nên bạn nhớ xác nhận với thành phố và trường của mình.
2 Ba tờ giấy hay được nhắc đến
Ở nhiều thành phố, bộ giấy chuyển trường gồm: giấy chứng nhận đang theo học (在学証明書) và giấy xác nhận sách giáo khoa đã được cấp (教科書給与証明書) — hai giấy này do trường cũ cấp; cộng với thông báo chuyển vào trường mới (転入学通知書) — giấy này do thành phố cấp khi bạn làm thủ tục cư trú. Có nơi dùng tên khác hoặc thêm một giấy “thông báo chuyển trường” từ phía thành phố cũ, nên bạn đừng giật mình nếu tên giấy ở nơi mình ở hơi khác.
3 Quy trình thường gặp, từng bước
Bước 1 — Báo cô giáo chủ nhiệm. Ngay khi biết ngày chuyển, hãy cho cô biết thời điểm dự kiến và địa chỉ mới. Cô sẽ báo lại cho trường.
Bước 2 — Nhận giấy tờ vào ngày đi học cuối cùng. Trường cũ thường cấp giấy chứng nhận đang theo học và giấy xác nhận sách giáo khoa ngay hôm đó. Nhiều trường cũng nhờ gia đình tất toán các khoản phí còn lại như tiền lớp hay tiền ăn, nên bạn hỏi cô trước để khỏi vội.
Bước 3 — Làm thủ tục cư trú ở yakusho. Nếu chuyển sang thành phố khác, bạn nộp giấy báo chuyển đi ở nơi cũ rồi giấy báo chuyển đến ở nơi mới; nếu chuyển trong cùng thành phố thì làm giấy báo đổi địa chỉ. Thường chính ở bước này bạn nhận được thông báo chuyển vào trường mới. Một số nơi cho khai báo chuyển đi qua mạng, khi đó cách gửi giấy tờ có thể khác một chút.
Bước 4 — Mang đủ giấy đến trường mới. Bạn đem các giấy đã có đến trường được chỉ định. Trước đó, gọi điện hẹn trước thường giúp trường chuẩn bị sẵn đồ dùng và những thứ cần thiết cho con.
4 Chuyển trường nhưng không đổi nhà
Có những trường hợp con đổi trường mà địa chỉ vẫn giữ nguyên — ví dụ muốn học tiếp ở trường cũ sau khi chuyển nhà, hoặc vì lý do đặc biệt cần đổi trường. Các trường hợp này thường phải làm việc trực tiếp với hội đồng giáo dục của thành phố và có điều kiện riêng, nên bạn nên liên hệ sớm để hỏi hướng dẫn.
5 Con từ nước ngoài sang Nhật
Nếu con từ Việt Nam hoặc nước khác sang, bước đầu thường là đăng ký cư trú ở yakusho, rồi hỏi bộ phận giáo dục xem trường nào được chỉ định và cần mang gì. Giấy tờ học tập từ trường cũ (học bạ, giấy xác nhận…) có thể hữu ích để trường mới hiểu con đã học đến đâu; mình khuyên bạn hỏi thành phố và trường xem họ cần bản nào, và nhờ người biết tiếng Nhật đi cùng nếu có thể.
6 Chuẩn bị tinh thần cho con
Về giấy tờ thì có quy trình, nhưng điều khó nhất thường là cảm giác của con. Hãy nói trước với con về trường mới, nếu được thì cùng đi xem đường đến trường một lần; báo với cô chủ nhiệm mới về mức tiếng Nhật hiện tại của con để cô có thể giúp con làm quen với bạn bè. Và cho con thêm thời gian — vài tuần đầu mệt hơn bình thường là điều dễ hiểu.
