Em bé chào đời là niềm vui lớn, nhưng ngay sau đó nhiều gia đình Việt ở Nhật lại thấy mình đứng giữa một đống giấy tờ, với những hạn chót chỉ tính bằng ngày. Bài này sẽ xếp chúng thành một lộ trình dễ nhìn: việc nào làm trước, nộp ở đâu, cần chuẩn bị gì, và chỗ nào hay bị bỏ sót.

1 Nhìn nhanh: các mốc thời gian cần nhớ

Khi có em bé, bạn sẽ phải báo tin cho ba “cửa”: chính quyền địa phương Nhật, cơ quan xuất nhập cảnh Nhật, và phía Việt Nam. Mỗi cửa có nhịp riêng, vì vậy mình tóm gọn các mốc chính ở đây trước. Các số ngày tính từ ngày sinh.

• Ngay sau sinh: xin bệnh viện hoặc nơi đỡ đẻ giấy chứng sinh (shusshou shoumeisho), vì hầu hết giấy tờ sau đều cần nó.
• Trong 14 ngày (tính cả ngày sinh): nộp giấy khai sinh (shussei todoke) tại yakusho.
• Trong 15 ngày kể từ ngày sau sinh: nộp đơn trợ cấp nhi đồng (jidou teate), nhiều thành phố có quy định này.
• Trong 30 ngày: nộp đơn xin tư cách lưu trú cho con tại Nyukan.
• Càng sớm càng tốt: đăng ký khai sinh, quốc tịch và hộ chiếu cho con tại Đại sứ quán Việt Nam.

Nghe nhiều việc, nhưng thật ra bạn có thể làm theo đúng thứ tự trên, giấy nào xong sẽ làm nền cho giấy kế tiếp.

2 Khai sinh tại toà thị chính (yakusho)

Đây là bước đầu tiên và có hạn chót rõ ràng nhất: nộp trong vòng 14 ngày kể từ ngày sinh, tính luôn ngày sinh. Nếu ngày thứ 14 trùng ngày yakusho nghỉ thì thường được lùi sang ngày làm việc kế tiếp, nhưng đừng trông chờ vào điều đó mà để sát hạn.

Nộp ở đâu? Thường là quầy hộ tịch (koseki) của yakusho nơi bạn đăng ký cư trú, hoặc nơi con sinh ra. Mình khuyên nộp ở nơi mình sống, vì nếu nộp ở nơi khác thì việc lập hộ khẩu cư trú (juminhyo) cho con có thể chậm, kéo theo các khoản hỗ trợ cho trẻ nhỏ cũng bị chậm theo.

Cần mang gì? Thông thường gồm tờ khai sinh kèm phần “giấy chứng sinh” do bác sĩ hoặc nữ hộ sinh điền, sổ Boshi Techo, và giấy tờ tuỳ thân của người nộp. Nhiều nơi còn đề nghị mang hộ chiếu của bố mẹ. Người nộp thường là cha hoặc mẹ.

Về tên của con: với bố mẹ là người nước ngoài, phần tên trong tờ khai thường được ghi bằng katakana, có nơi yêu cầu thêm chữ Latin. Hãy quyết định cách phiên âm trước khi đến quầy, vì tên này sẽ xuất hiện trên nhiều giấy tờ sau này.

Mẹo nhỏ: khi nộp, hãy xin luôn “giấy xác nhận đã tiếp nhận khai sinh” (juri shoumeisho). Giấy này thường cần cho Nyukan và Đại sứ quán, và nhiều nơi chỉ cấp cho người đã nộp tờ khai, nên xin cùng lúc sẽ đỡ phải quay lại. Bạn cũng nên nhờ quầy đóng dấu xác nhận đã khai sinh trong trang đầu của Boshi Techo nếu thành phố có mục này.

Nếu bố mẹ chưa đăng ký kết hôn hoặc hoàn cảnh gia đình hơi đặc biệt, người được phép nộp và giấy tờ cần thêm có thể khác. Hãy hỏi kỹ quầy trước, đừng tự suy luận.

3 Xin tư cách lưu trú cho con tại Nyukan

Đây là điều nhiều gia đình bất ngờ nhất: con sinh ở Nhật không tự động có tư cách lưu trú. Theo hướng dẫn của Cục quản lý xuất nhập cảnh, nếu con sẽ ở lại Nhật quá 60 ngày thì bạn cần nộp “đơn xin cấp phép lấy tư cách lưu trú” (zairyuu shikaku shutoku kyoka shinsei) trong vòng 30 ngày kể từ ngày sinh. Trong 60 ngày đầu, con vẫn được lập hộ khẩu cư trú ở yakusho mà chưa cần tư cách, nhưng sau mốc đó thì việc không có tư cách sẽ gây rắc rối.

Tư cách của con là gì? Điều này phụ thuộc vào tư cách lưu trú hiện tại của bố mẹ (ví dụ diện gia đình, diện làm việc, và các diện khác), nên mình không thể nói chung cho mọi nhà. Hãy cho Nyukan biết diện của bố mẹ và xin họ hướng dẫn.

Giấy tờ thường cần: đơn theo mẫu, giấy chứng sinh hoặc sổ Boshi Techo, hộ chiếu và thẻ lưu trú (zairyuu card) của bố mẹ, và tuỳ trường hợp có thể thêm giấy tờ chứng minh người nuôi dưỡng con (ví dụ giấy chứng nhận thuế cư dân). Danh sách chính xác thay đổi theo từng diện cư trú, hãy xem trên trang chính thức của Nyukan.

Nộp thế nào? Có thể nộp trực tiếp tại Nyukan địa phương, và hiện nay cũng có thể nộp trực tuyến. Nếu băn khoăn, bạn có thể gọi Trung tâm thông tin tổng hợp về lưu trú cho người nước ngoài (số 0570-013904) để hỏi, hoặc nhờ hành chính thư sĩ (gyousei shoshi) đã quen xử lý hồ sơ cho trẻ em.

4 Đăng ký với Đại sứ quán Việt Nam

Phần này là của riêng gia đình Việt. Con sinh ở Nhật có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, muốn có giấy khai sinh Việt Nam, quốc tịch Việt Nam và hộ chiếu Việt Nam thì cần đăng ký tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam. Giấy khai sinh Nhật không thay thế được giấy tờ này.

Theo các tài liệu hướng dẫn mà mình tham khảo, khi đăng ký khai sinh để con nhận quốc tịch Việt Nam, cha mẹ cần thống nhất lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con. Hồ sơ thường gồm tờ khai theo mẫu, giấy chứng sinh bản gốc, giấy chứng nhận kết hôn của bố mẹ (nếu có), juminhyo, và giấy xác nhận tiếp nhận khai sinh của yakusho kèm bản dịch tiếng Việt. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, và khi làm khai sinh bạn có thể đăng ký làm hộ chiếu cho con cùng lúc.

Một điểm cần lưu ý là thời hạn. Theo một số tài liệu hướng dẫn, đăng ký trong khoảng vài tháng đầu sau sinh được xem là đúng hạn, còn để quá lâu có thể bị tính là đăng ký quá hạn với hồ sơ phức tạp hơn. Vì quy định này có thể đã thay đổi, bạn nên hỏi trực tiếp Đại sứ quán và đừng để trễ.

Với gia đình mà một bên là người Nhật hoặc quốc tịch khác, câu chuyện quốc tịch của con có thêm vài điều cần cân nhắc kỹ. Hãy hỏi cả Đại sứ quán Việt Nam lẫn cơ quan Nhật trước khi quyết định.

5 Những thủ tục “đi kèm” dễ bị bỏ sót

Khi đã đứng ở quầy yakusho, hãy hỏi luôn mấy việc sau. Làm một lượt sẽ đỡ chạy đi chạy lại nhiều lần.

Bảo hiểm y tế cho bé. Con cần được đăng ký vào bảo hiểm của gia đình. Nếu nhà dùng bảo hiểm quốc dân (kokuho), bạn làm ở yakusho. Nếu dùng bảo hiểm công ty (shakai hoken), hãy báo bộ phận nhân sự để thêm con vào. Nhiều nơi yêu cầu làm trong khoảng hai tuần sau sinh, nên hãy hỏi ngay.

Trợ cấp nhi đồng (jidou teate). Nhiều thành phố yêu cầu nộp đơn trong vòng 15 ngày kể từ ngày sau sinh để được tính từ tháng kế tiếp, nếu trễ có thể bị mất một phần khoản hỗ trợ. Hãy hỏi quầy xem bạn thuộc diện nào và cần giấy tờ gì.

Hỗ trợ chi phí y tế cho trẻ nhỏ. Hầu hết thành phố có chế độ hỗ trợ một phần hoặc toàn bộ chi phí khám chữa bệnh cho trẻ, tên gọi và mức hỗ trợ khác nhau tuỳ nơi. Bạn thường phải đăng ký để nhận thẻ hỗ trợ.

Hỗ trợ chi phí sinh nở (shussan ikuji ichijikin). Đây là khoản hỗ trợ liên quan đến bảo hiểm y tế của bạn. Cách nhận (nhiều bệnh viện xử lý trực tiếp với bảo hiểm) khác nhau tuỳ nơi, hãy hỏi bệnh viện và cơ quan bảo hiểm.

6 Vài mẹo nhỏ để đỡ cuống

Chuẩn bị từ lúc mang thai. Hỏi trước ở yakusho và xem trước danh sách giấy tờ. Chụp ảnh hộ chiếu, thẻ lưu trú, juminhyo của cả hai bố mẹ để sẵn trong điện thoại.

Hỏi về phiên dịch. Nhiều yakusho và Nyukan có hỗ trợ phiên dịch hoặc có thể dùng dịch vụ điện thoại. Hãy hỏi lúc đặt lịch hoặc khi đến quầy, và nếu tiếng Nhật y tế còn lạ, bạn có thể nhờ người quen đi cùng.

Giữ lại mọi bản sao. Photocopy các giấy đã nộp, nhất là giấy xác nhận tiếp nhận khai sinh. Sau này khi làm hộ chiếu, đăng ký nhà trẻ hay xin các hỗ trợ khác bạn sẽ cần dùng lại.

Nếu lỡ hạn thì sao? Đừng im lặng vì sợ. Hãy liên hệ ngay cơ quan phụ trách, trình bày thật lòng và hỏi cách xử lý. Họ gặp những trường hợp như vậy rất nhiều lần rồi.